Le voilà, après plusieurs semaines d’une recherche intense et d’une attente interminable, votre nouveau collaborateur arrive ! Vous l’avez-vous-même recruté après vous être péniblement remis de la perte inestimable de Monsieur Toolate, parti après 20 ans de service.

C’est vrai qu’il était bien ce Monsieur Toolate, et lui trouver un remplaçant n’a pas été une mince affaire : passer une annonce sur des sites dont vous ne connaissiez même pas l’existence, déchiffrer des dizaines de CV, rencontrer des candidats, des biens et des moins bien, des trop « gourmands », des « pas assez expérimentés »,… jusqu’à ce que vous receviez en entretien Monsieur Thebest.  Pourtant vous n’y avez pas cru au départ à cette candidature : il ne vient pas vraiment du secteur, il n’a pas fait la même école que vous, il habite loin. Et pourtant, l’impression qu’il vous a faite en entretien vous a conforté dans l’idée que c’était « le bon » ! Son préavis de 3 mois effectué, sa semaine de vacances terminée, il démarre officiellement dans votre société demain.

Seulement voilà, même si vous avez trouvé « la perle rare » autrement appelée « mouton à cinq pattes », et que vous n’êtes pas peu fier d’avoir embauché celui qui va faire le job, il est des règles à respecter en matière d’intégration, sous peine de gâcher un bon recrutement.

Voici listées les erreurs que nos consultants ont parfois eu l’occasion de découvrir au cours de leurs missions de recrutement :

  1. Vous, son manager, ne serez pas là le jour J. Alors que pour le nouveau collaborateur, cette journée est synonyme de stress et représente un véritable enjeu, vous n’avez pas pris la peine de décaler votre rendez-vous et allez rater l’intégration de votre poulain. Vous vous dîtes « rien de grave, je rattraperai le temps perdu dans les prochains jours ».

Et pourtant, les conséquences de votre absence peuvent être très négatives : sentiment de ne pas être attendu, de ne  finalement pas compter pour l’entreprise… imaginez-vous le jour de votre mariage, vous êtes seul sur le perron et votre  promis(e) arrive avec 2 heures de retard !

  1. Vous avez définitivement trop de travail en ce moment, pas assez de temps à consacrer à l’intégration du nouveau collaborateur et vous décidez de retarder son arrivée. Et puis, après tout, c’est mieux ainsi, comme une autre arrivée est prévue dans quelques jours, autant mutualiser les informations à communiquer, réaliser comme une économie d’échelle sur la formation. A plusieurs, le temps consacré sera optimisé et inutile de répéter deux fois les mêmes choses !

Et pourtant, où est réellement l’intérêt de ne pas personnaliser l’intégration ? Accueillir de nouveaux collaborateurs ne se limite pas à faire une visite guidée de votre entreprise ! Finalement rien ne vous empêche d’avoir des « jumeaux ou des triplés », ayez juste en tête de consacrer individuellement du temps à chacune des relations.

  1. Son arrivée n’a pas été préparée ! Son poste de travail n’est pas prêt: son bureau l’attend mais pas d’ordinateur, pas de codes d’accès, pas de badge…autant de situations qui rendent le nouveau dépendant des autres et qui l’enferment dans sa position d’observateur passif. Alors un peu de respect que diable, la base quand on accueille quelqu’un, c’est de faire en sorte qu’il se sente bien et qu’il dispose du minimum pour travailler.

Paradoxalement, un accueil trop chaleureux voire sur-joué peut créer un décalage entre l’intensité de cette première journée et la réalité de l’entreprise.  Soyez juste naturel et faites de cette journée non pas un moment inoubliable mais un jour avec un petit truc en plus.

  1. Le fameux « gavage d’oie» : mais si vous voyez très bien ce à quoi je fais allusion !! Vous noyez le nouveau sous un océan d’informations plus ou moins utiles : les codes , les process, la culture d’entreprise, les habitudes de la maison, les non-dits pour ne pas écrire les cancans ! C’est une pratique courante mais attention aux conséquences…pas facile pour le nouveau collaborateur de discerner l’important de ce qui ne l’est pas, l’objectif du subjectif, le vrai du faux…trop d’informations tue l’information.
  1. Je rebondis sur cette somme d’informations à ingurgiter pour repréciser que le nouveau collaborateur n’est pas un disque dur dans lequel seraient emmagasinés de manière plus ou moins anarchique projet d’entreprise, méthodes de travail, personnalité du boss, heures des repas. L’intégration ne doit pas se faire de manière unilatérale sans tenir compte de la capacité de jugement de l’autre, son individualité. Une intégration réussie suppose une interaction, la possibilité de se questionner, d’interroger voire de bousculer.
  1. Attention également au défaut de vos qualités : à trop vouloir personnaliser l’intégration et à faire du sur-mesure, vous pouvez donner l’impression de ne pas être organisé, structuré, rompu aux process d’intégration. Etre amateur n’est pas un mal en soi mais faire preuve d’amateurisme peut cependant nuire à votre crédibilité et à votre image.
  1. Non l’amour ne dure pas trois ans et l’intégration une journée ! Il existe bien un avant et un après ! Vous aurez préparé, organisé, planifié l’arrivée du nouveau collaborateur mais pas le tout concentré sur 24h. Votre mission est de faire en sorte que le nouveau collaborateur s’approprie un poste, une entreprise, une équipe, des valeurs, une histoire. Acceptez l’idée qu’une intégration réussie sera progressive, graduée, inscrite dans la durée.
  1. Même si la période est davantage propice à la découverte, n’oubliez pas d’indiquer clairement au nouveau collaborateur comment sa performance sera évaluée une fois en poste. Trop souvent, le manager est orienté objectifs quantitatifs (ô combien nécessaires) ; il ne s’agit pas de réduire la performance du nouvel arrivant à des chiffres. Si vos idées sur son évaluation sont claires, autant les transmettre de manière précise et le plus tôt sera le mieux.

Tout comme il est nécessaire de donner un feed-back sur son intégration, il est essentiel de donner à l’autre la possibilité de se positionner dans la structure, son équipe, son poste et ce après quelques jours de présence. Observez-le avec bienveillance et donner un retour d’information pertinent et détaillé sur ses premiers jours de présence.

Rassurez-vous, il est rare de cumuler toutes ces erreurs mais retenez simplement la formule : on peut excuser un mauvais recrutement mais certainement pas une intégration ratée !

A bon entendeur